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Script, budget, détails du financement et calendrier de production
Il vous faudra fournir une copie de chacun de ces documents. Le script sera lu, le budget analysé en même temps que le calendrier de production, ce qui nous permettra d’évaluer la faisabilité du projet.
Rencontre avec l’équipe-clé de création
Au besoin, il peut s’avérer utile de rencontrer le producteur, le réalisateur, le directeur de production et tout autre membre-clé de l’équipe de création.
La lettre d’intention et la liste des documents requis
Nous sommes alors en mesure de présenter une lettre d’intention confirmant notre intérêt à participer au projet, y compris nos honoraires, le budget de la production total et la somme requise pour les imprévus.
Nous vous fournirons également une liste des documents juridiques qui devront être remis à nos avocats. Ces derniers incluent toutes les ententes suivantes : les documents assurant que le financement sera en place avant l’émission de la garantie, la chaîne de titres, les différentes ententes de paiement différé, les contrats avec le personnel-clé, les notes de couverture d’assurances (assurance globale, responsabilité civile, erreurs et omissions et éléments essentiels s’il y a lieu), les informations concernant les comptes bancaires; la ou les dates de livraison; le matériel à être livré de même que les ententes avec le laboratoire.
Lorsque les exigences juridiques sont rencontrées, nous sommes prêts à émettre la garantie – quand vous l’êtes!
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Le suivi de la production
Une fois le tournage commencé, vous devrez nous faire parvenir, de façon régulière, des mises à jour de la production. En effet, les feuilles de service, le rapport de production et, au besoin, un rapport de coûts ponctuel devront nous être transmis quotidiennement par télécopieur, ainsi que les rapports de coûts hebdomadaires. L’objectif de ce suivi est de nous assurer que la production progresse tel que prévu car, bien que nous demeurions disponibles pour fournir assistance et conseils, il est préférable de ne pas nous impliquer à moins qu’un problème de production ne surgisse ou que le producteur n’en fasse la demande. Par contre, s’il le faut, nous interviendrons et prendrons les mesures nécessaires pour ramener la production sur la bonne voie, qu’il s’agisse simplement de discuter avec l’équipe de création ou de remplacer un membre de l’équipe, que ce soit le producteur ou un employé. Cette situation ne se présente que très rarement, car il est toujours préférable de travailler avec l’équipe en place que de devoir procéder à des remplacements.
Une fois le tournage complété, nous continuons à surveiller l’évolution de la production et resterons en contact avec le producteur et le directeur de postproduction. Nous suivons le projet jusqu’à ce qu’il soit livré au distributeur ou au diffuseur, et que ce dernier l’ait accepté. Si un délai de livraison devait survenir, nous demanderons au distributeur/diffuseur et à la banque d’y consentir par écrit.
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